Afin de limiter les risques associés à la sélection d’une solution de gestion d’entreprise, voici quelques points à retenir :
Analyse impartiale des besoins |
- Analyse des besoins et de la situation actuelle
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Assurez-vous de bien définir les processus de l’entreprise.
Évaluer les processus actuels ainsi que les processus convoités.
Faire ressortir les processus critiques et spécifiques par opposition aux processus plus standard. |
- Création de la liste des fonctionnalités requises
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Soyez précis tout en focalisant sur les processus critiques et spécifiques.
Soyez nuancé dans vos besoins.
Attention de ne pas créer une liste irréaliste où toutes les fonctionnalités sont considérées comme obligatoires. |
- Analyse des solutions et fournisseurs potentiels et création d’une liste de soumissionnaires
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Prenez le temps d’en discuter avec d’autres entreprises ou partenaires.
Obtenez des références.
Ne vous laissez pas impressionner par les promesses des fournisseurs.
L’analyse du fournisseur est tout aussi importante que l’analyse de la solution.
Ne vous limitez pas à quelques fournisseurs.
Ne vous engagez pas à cette étape. |
Processus d’appels d’offres |
- Rédaction ou support à la rédaction du cahier des charges
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Le cahier des charges est très important. Prenez le temps de consulter et de faire participer tous les groupes impliqués de votre entreprise. |
- Gestion intégrale du processus d’appel d’offres
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Soyez transparent. Les offres de services seront plus précises. |
- Évaluation objective des réponses des fournisseurs et sélection des solutions les plus prometteuses afin d’en raffiner l’évaluation
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Demeurez objectif. Appuyez-vous sur des critères d’évaluation établis.
Prenez le temps d’évaluer les références des fournisseurs. |
- Rédaction de scénarios et démonstration des solutions
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Structurez vos scénarios de façon à pousser la solution aux limites de vos besoins.
Demeurez en contrôle des démonstrations… dictez aux fournisseurs ce que vous attendez d’eux. Attention aux fournisseurs qui vous en mettront plein les yeux sans vraiment répondre à vos besoins. |
- Analyse des écarts entre les besoins de l’entreprise et les fonctionnalités proposées
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Vous devez sélectionner la meilleure solution… pas la moins pire ! Ne sous-estimez pas l’impact sur vos processus, votre technologie et surtout vos ressources (humaines et financières). |
- Sélection de la meilleure solution et support à la négociation de contrat
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Soyez prêt à ne pas octroyer le contrat si la solution ET le fournisseur ne vous mettent pas en confiance.
Soyez spécifique face aux livrables. Les promesses ne valent que très peu lorsque surviennent des situations imprévues. |
Implantation |
- Charge de projet et support à l’implantation
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Assurez-vous que votre fournisseur comprenne bien vos processus d’affaires.
Si nécessaire, faites appel à une tierce partie pour effectuer la charge de projets. Ceci vous assure une impartialité du côté client et fournisseur et donc, une meilleure chance de succès de l’implantation. |
